周一早上，一位新的远程员工就要入职了。而现在是周五下午。你的收件箱里塞满了未签署的 PDF、填了一半的电子表格，以及一台可能无法按时送达的笔记本电脑的快递通知。
当你在一家没有配置专用人力资源信息系统（HRIS）的成长型公司负责 HR 或运营工作时，这就是你的现实。你没有自动化的工作流来处理这些繁重的工作。相反，你只能依靠电子表格、电子邮件往来和即时消息的组合来让新团队成员进入状态。
在没有 HRIS 的情况下，一份条理清晰的手动清单是你对抗行政混乱和糟糕新员工体验的最佳防线。保持结构化的时间表可以确保你的新员工感到备受支持——即使他们身处数百英里之外。
入职前准备：第一天之前需要准备什么
从签署录用信到员工入职第一天之间的这段时间至关重要。如果你等到第一天再索要税单或订购设备，你将会浪费宝贵的时间。
争取在入职日期前至少一周完成所有行政设置和硬件寄送。这有助于你避免第一天的延误。
收集必要的文件
在新员工接受录用后，立即向其发送入职文件。你至少需要收集他们签署的录用信、紧急联系人信息和薪资发放详情。
由于远程员工通常在不同的州或地区工作，税务合规可能会变得复杂。你应该咨询你的法律顾问，以确保你为每个新的司法管辖区正确设置了预扣税和州注册。
协调硬件和软件访问权限
不要把笔记本电脑的交付寄托于运气。快递公司可能会遇到意外延误——因此请尽早订购或寄送硬件。
- 硬件： 寄送笔记本电脑、显示器和必要的配件，确保它们在员工入职日期前至少三天送达。
- 账号： 创建他们的公司电子邮箱，并在你团队的沟通工具、密码管理器和项目管理平台中设置账号。
- 欢迎指南： 向他们的个人电子邮箱发送一份简单的 PDF，说明如何在周一早上登录他们的新公司账号。
务实的入职前时间表
为了了解这在实践中是如何运作的，让我们看一个针对新客户支持专员的手动入职前时间表示例：
- 入职前 10 天： 发送数字录用信和州税单。
- 入职前 7 天： 购买并寄送标准的配置包（例如价值 1,200 美元的硬件配置）直接到员工家中。
- 入职前 5 天： 确认员工已收到快递。设置他们的电子邮件和即时通讯账号。
- 入职前 3 天： 向他们的个人邮箱发送一封热情的欢迎邮件，其中包含登录说明和第一天的日程安排。
第一周：明确预期并建立早期联系
在实体办公室里，新员工可以通过环顾四周来了解人们是如何工作的。但在远程环境中，他们只能看到你展示给他们的东西。将第一周的重点放在文化融入、基础工具培训以及设定清晰、即时的预期上。
第一天：保持简单
不要在新员工入职的第一天就用长达八小时的视频会议让他们不堪重负。保持日程轻松且高度结构化：
- 早间欢迎会议（30 分钟）： 快速的视频同步以打个招呼，确认他们可以登录所有系统，并浏览本周的日程安排。
- 自主阅读（2 小时）： 给他们时间阅读你的员工手册和公司政策。
- 团队介绍（30 分钟）： 轻松的视频会议，向他们介绍其直属团队成员。
- 一日总结（15 分钟）： 快速通话，解答他们在第一天中遇到的任何问题。
第二天至第五天：建立例行程序
在这一周的剩余时间里，帮助新员工建立工作节奏。每天早上设置 15 分钟的同步会议。这些简短的会议为员工提供了一个可靠的空间来提出快速问题，而不会让他们觉得自己在打扰经理。
在这周内，让经理带员工熟悉他们的初始项目，并向他们介绍公司的各项政策。尽早分享你的员工手册，以便他们了解你的沟通预期、工作时间和带薪休假（PTO）政策。在 Northwind Studio，我们发现这种早期的清晰度可以建立长期的信任。
第 30 天：评估早期表现并收集反馈
在第一个月结束时，你的新员工应该已经从熟悉情况过渡到执行基本任务。利用 30 天这个节点来评估早期表现，并根据新员工的反馈来优化你的手动入职流程。
评估早期工作并明确预期
安排一次正式的 30 天沟通。这并不是一次高风险的绩效评估。相反，将重点放在他们如何适应这个角色上：
- 他们对日常工作流程适应吗？
- 他们是否拥有开展工作所需的资源和权限？
- 是否有任何需要解决的沟通鸿沟？
征求对你入职流程的反馈
因为你是手动管理入职流程，所以你的流程将永远是一个不断完善的过程。询问你的新员工在最初几周里什么进展顺利，什么让他们感到困惑。利用他们的反馈来更新你的电子表格和清单，以便为下一次招聘做好准备。
第 90 天：过渡到完全自主和长期目标
到第 90 天，员工应该能够独立工作，拥有明确的绩效指标，并对自己的角色有扎实的理解。他们不应该再在标准任务上需要每日指导。
进行 90 天评估
90 天评估标志着入职阶段的正式结束。在这次对话中，将焦点从短期培训转向长期成长。
- 评估自主性： 确认员工可以在没有持续监督的情况下管理其核心职责。
- 设定长期目标： 为接下来的六到十二个月制定绩效指标和职业发展目标。
- 检查文化契合度： 确保他们感到与更广泛的团队紧密相连，并理解他们的工作如何为公司目标做出贡献。
Harbor HR 如何帮助你在成长过程中管理入职
当你每年只招聘几个人时，使用电子表格、电子邮件往来和手动清单来管理入职效果很好。但随着你的团队成长到 50 或 100 人，跟踪手动任务就会变得困难。
Harbor HR 提供了一种简单的方法来告别混乱的电子表格，它提供的数字入职清单让你能够在一个中心位置分配、跟踪和完成新员工任务。除了清单之外，该平台还可以帮助你构建员工手册、跟踪 PTO 申请并访问合规文档模板。为了确保在你的远程团队扩大时符合所有特定于州的雇佣法律，请务必咨询你的法律顾问。
如果你正在寻找一种简单的方法来保持成长型团队的井然有序，而又不想体验传统 HRIS 的复杂性，Harbor HR 可以帮助你理顺所有文件。
常见问题解答
在美国进行远程入职需要哪些文件？
通常，你必须收集用于联邦税收预扣的 W-4 表格、用于就业资格验证的 I-9 表格以及任何特定于州的税收预扣表格。由于远程员工可能在具有独特劳动法的不同州工作，你应当咨询你的法律顾问，以确保你满足所有当地的合规和注册要求。
在没有 IT 部门的情况下，如何为远程员工处理硬件配置？
在没有专门 IT 团队的情况下，办公室经理应直接从供应商处购买设备，并将其直接寄送到员工家中。制作一份简单的分步 PDF 指南。该文档应说明如何在第一天登录公司账号、设置多因素身份验证以及访问公司网络。
如何让远程员工在第一天感到宾至如归？
在一天开始时进行视频欢迎通话，向他们介绍其经理和直属团队。你也可以在他们入职前寄送一个装有公司周边的小欢迎礼包。安排与指定的入职伙伴进行虚拟咖啡畅聊，帮助他们建立社交联系。