Un nuevo empleado remoto comienza el lunes por la mañana. Es viernes por la tarde. Su bandeja de entrada es un caos de archivos PDF sin firmar, hojas de cálculo a medio completar y notificaciones de envío de una computadora portátil que podría no llegar a tiempo.
Cuando gestiona los recursos humanos o las operaciones en una empresa en crecimiento sin un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) dedicado, esta es su realidad. No cuenta con flujos de trabajo automatizados que se encarguen del trabajo pesado. En su lugar, depende de una combinación de hojas de cálculo, hilos de correo electrónico y mensajes de chat para poner al día a los nuevos miembros de su equipo.
Sin un HRIS, una lista de verificación manual altamente organizada es su mejor defensa contra el caos administrativo y las malas experiencias de los nuevos empleados. Mantener un cronograma estructurado garantiza que su nuevo empleado se sienta respaldado, incluso a cientos de kilómetros de distancia.
Preincorporación: Qué preparar antes del primer día
El período entre la firma de la carta de oferta y el primer día del empleado es fundamental. Si espera hasta el primer día para solicitar formularios de impuestos o pedir equipos, perderá un tiempo valioso.
Intente completar toda la configuración administrativa y el envío de hardware al menos una semana antes de la fecha de inicio. Esto le ayudará a evitar retrasos en el primer día.
Recopilar la documentación esencial
Envíe a su nuevo empleado la documentación de inicio tan pronto como acepte la oferta. Como mínimo, debe recopilar su carta de oferta firmada, la información de contacto de emergencia y los detalles para el pago de la nómina.
Debido a que los empleados remotos a menudo trabajan en diferentes estados, el cumplimiento tributario puede complicarse. Debe consultar a su asesor legal para asegurarse de configurar correctamente la retención de impuestos y los registros estatales para cada nueva jurisdicción.
Coordinar el acceso a hardware y software
No deje la entrega de la computadora portátil al azar. Las empresas de envío pueden experimentar retrasos inesperados, así que pida o envíe el hardware con anticipación.
- Hardware: Envíe la computadora portátil, el monitor y los accesorios necesarios para que lleguen al menos tres días antes de la fecha de inicio del empleado.
- Cuentas: Cree su dirección de correo electrónico de la empresa y configure cuentas en las herramientas de comunicación de su equipo, gestores de contraseñas y plataformas de gestión de proyectos.
- Guía de bienvenida: Envíe un PDF sencillo a su correo electrónico personal explicando cómo iniciar sesión en su nueva cuenta de la empresa el lunes por la mañana.
Un cronograma de preincorporación realista
Para ver cómo funciona esto en la práctica, analicemos un ejemplo ilustrativo de un cronograma de preincorporación manual para un nuevo especialista en soporte al cliente:
- 10 días antes de la fecha de inicio: Envíe la carta de oferta digital y los formularios de impuestos estatales.
- 7 días antes de la fecha de inicio: Compre y envíe un paquete estándar de computadora portátil de la empresa (como una configuración de hardware ilustrativa de $1,200) directamente al hogar del empleado.
- 5 días antes de la fecha de inicio: Confirme que el empleado recibió el envío. Configure sus cuentas de correo electrónico y mensajería.
- 3 días antes de la fecha de inicio: Envíe un correo electrónico de bienvenida cálido a su dirección personal con las instrucciones de inicio de sesión y el horario para el primer día.
Semana uno: Establecer expectativas y construir una conexión temprana
En una oficina física, un nuevo empleado puede mirar a su alrededor para ver cómo trabaja la gente. En un entorno remoto, solo ven lo que usted les muestra. Enfoque la primera semana en la integración cultural, la capacitación básica en herramientas y el establecimiento de expectativas claras e inmediatas.
Primer día: Manténgalo simple
No abrume a su nuevo empleado con ocho horas de videollamadas en su primer día. Mantenga el horario ligero y altamente estructurado:
- Llamada de bienvenida por la mañana (30 minutos): Una sincronización rápida por video para saludar, confirmar que pueden iniciar sesión en todos los sistemas y repasar el horario de la semana.
- Lectura independiente (2 horas): Deles tiempo para leer el manual y las políticas de la empresa.
- Presentación del equipo (30 minutos): Una reunión virtual informal para presentarlos a los miembros de su equipo directo.
- Reunión de cierre del día (15 minutos): Una llamada rápida para responder cualquier pregunta que haya surgido durante su primer día.
Días dos al cinco: Establecer una rutina
Durante el resto de la semana, ayude al nuevo empleado a ganar ritmo. Programe reuniones de sincronización diarias de 15 minutos cada mañana. Estas reuniones cortas le brindan al empleado un espacio confiable para hacer preguntas rápidas sin sentir que está molestando a su gerente.
Durante esta semana, haga que el gerente repase los proyectos iniciales del empleado y le presente las políticas de la empresa. Comparta su manual del empleado con anticipación para que comprendan las expectativas de comunicación, las horas de trabajo y las políticas de tiempo libre remunerado (PTO).
Día 30: Evaluar el rendimiento temprano y recopilar comentarios
Al final del primer mes, su nuevo empleado debería pasar de aprender los conceptos básicos a ejecutar tareas sencillas. Utilice la marca de los 30 días para evaluar el rendimiento temprano y perfeccionar su proceso de incorporación manual en función de los comentarios del nuevo empleado.
Revisar el trabajo inicial y aclarar las expectativas
Programe una reunión formal de control de los 30 días. Esta no es una evaluación de rendimiento de alto riesgo. En su lugar, enfóquese en cómo se están adaptando al puesto:
- ¿Se sienten cómodos con el flujo de trabajo diario?
- ¿Tienen los recursos y el acceso que necesitan para hacer su trabajo?
- ¿Hay alguna brecha de comunicación que deba abordarse?
Solicitar comentarios sobre su proceso de incorporación
Dado que gestiona la incorporación de forma manual, su proceso siempre estará en constante evolución. Pregunte a su nuevo empleado qué funcionó bien y qué le resultó confuso durante sus primeras semanas. Utilice sus comentarios para actualizar sus hojas de cálculo y listas de verificación para la próxima contratación.
Día 90: Transición a la autonomía total y objetivos a largo plazo
Para el día 90, el empleado debería trabajar de forma independiente con métricas de rendimiento claras y una comprensión sólida de su función. Ya no deberían necesitar orientación diaria para las tareas estándar.
Realizar una revisión de los 90 días
La revisión de los 90 días marca el final oficial de la fase de incorporación. Durante esta conversación, cambie el enfoque de la capacitación a corto plazo al crecimiento a largo plazo.
- Evaluar la autonomía: Confirme que el empleado puede gestionar sus responsabilidades principales sin supervisión constante.
- Establecer objetivos a largo plazo: Defina métricas de rendimiento y objetivos de desarrollo profesional para los próximos seis a doce meses.
- Verificar la alineación cultural: Asegúrese de que se sientan conectados con el equipo en general y comprendan cómo su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa.
Cómo le ayuda Harbor HR a gestionar la incorporación a medida que crece
Gestionar la incorporación con hojas de cálculo, hilos de correo electrónico y listas de verificación manuales funciona bien cuando solo contrata a unas pocas personas al año. Pero a medida que su equipo crece hacia los 50 o 100 empleados, realizar un seguimiento de las tareas manuales se vuelve difícil.
Harbor HR ofrece una manera sencilla de hacer la transición y dejar atrás las hojas de cálculo desordenadas al proporcionar listas de verificación de incorporación digital que le permiten asignar, rastrear y completar las tareas de los nuevos empleados en un solo lugar centralizado. Más allá de las listas de verificación, la plataforma le ayuda a crear manuales de empleados, realizar un seguimiento de las solicitudes de PTO y acceder a plantillas de documentos de cumplimiento. Para asegurarse de cumplir con todas las leyes laborales específicas de cada estado a medida que se expande su equipo remoto, siempre consulte a su asesor legal.
Si busca una manera directa de mantener organizado a su equipo en crecimiento sin la complejidad de un HRIS tradicional, Harbor HR puede ayudarle a mantener su documentación en orden.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentación se requiere para la incorporación remota en los EE. UU.?
Por lo general, debe recopilar el Formulario W-4 para la retención de impuestos federales, el Formulario I-9 para la verificación de elegibilidad de empleo y cualquier formulario de retención de impuestos específico del estado. Debido a que los empleados remotos pueden trabajar en diferentes estados con leyes laborales únicas, debe consultar a su asesor legal para asegurarse de cumplir con todos los requisitos locales de cumplimiento y registro.
¿Cómo se gestiona el suministro de hardware para empleados remotos sin un departamento de TI?
Sin un equipo de TI dedicado, los gerentes de oficina deben comprar el equipo directamente a los proveedores y enviarlo directamente al hogar del empleado. Cree una guía sencilla en PDF paso a paso. Este documento debe explicar cómo iniciar sesión en las cuentas de la empresa, configurar la autenticación de múltiples factores y acceder a la red de la empresa el primer día.
¿Cómo puede hacer que un empleado remoto se sienta bienvenido en su primer día?
Comience el día con una videollamada de bienvenida para presentarlo a su gerente y a su equipo directo. También puede enviar un pequeño paquete de bienvenida con artículos promocionales de la empresa antes de su fecha de inicio. Programe una charla virtual de café con un compañero de incorporación asignado para ayudarle a construir conexiones sociales.