Sie öffnen am Ersten des Monats Ihr Buchhaltungssystem und sehen 150.000 € an verbuchten Umsätzen. Dann prüfen Sie den Kontostand – dort liegen nur 12.000 € an liquiden Mitteln, und in zwei Wochen steht ein Gehaltslauf von 30.000 € an. Dies ist die wöchentliche Realität für Unternehmen, die auf Rechnungsbasis arbeiten. Verbuchte Umsätze bezahlen keine Rechnungen. Um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, benötigen Sie eine Cashflow-Prognose, die auf tatsächlichen Zahlungseingängen basiert – nicht auf Vertriebszielen.
Die Herausforderung der Liquiditätsprognose bei dominierendem Rechnungsgeschäft
Standardmodelle zur Liquiditätsprognose gehen oft davon aus, dass mit dem Abschluss eines Verkaufs auch direkt das Geld eintrifft. Im B2B-Bereich beginnt mit einem Verkauf jedoch erst eine Wartezeit.
Kunden zahlen spät. Zahlungsziele wie Netto 30 oder Netto 60 Tage werden von Ihren Kunden oft eher als Empfehlung behandelt. Wenn Sie eine Cashflow-Prognose erstellen, indem Sie nur Ihre Vertriebspipeline oder Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) betrachten, riskieren Sie unerwartete Liquiditätsengpässe.
Eine GuV zeigt zwar die erzielten Umsätze – aber nicht die Bankguthaben. Die periodengerechte Abgrenzung erfasst den Umsatz in dem Moment, in dem Sie die Rechnung versenden. Sie können Gehälter jedoch nicht mit einer unbezahlten Rechnung bezahlen. Um eine genaue Prognose zu erstellen, müssen Sie Ihren Fokus von den Umsatzprognosen auf Ihr Nebenbuch der Offenen Posten (OP-Liste) verlagern. Ihre aktuell ausstehenden Rechnungen sind die verlässlichste Quelle für kurzfristige Liquidität.
Schritt 1: Bereinigen Sie Ihre Debitorendaten
Bevor Sie eine Tabellenkalkulation öffnen oder ein Prognosemodell erstellen, müssen Sie Ihre Daten bereinigen. Veraltete Daten führen zu ungenauen Prognosen. Wenn Ihre OP-Liste mit alten Rechnungen überhäuft ist, die Sie niemals eintreiben werden, fallen Ihre Liquiditätsprognosen künstlich zu hoch aus.
Identifizieren Sie zunächst uneinbringliche Forderungen. Wenn ein Kunde vor sechs Monaten den Betrieb eingestellt hat, schreiben Sie diese uneinbringliche Forderung ab. Das ist kein zukünftiger Zahlungseingang.
Klären Sie als Nächstes strittige Rechnungen. Wenn ein Kunde die Zahlung einer Rechnung über 5.000 € aufgrund von Unstimmigkeiten bei einer Dienstleistung zurückhält, planen Sie dieses Geld nicht in der Liquiditätsprognose des nächsten Monats ein. Verschieben Sie strittige Beträge in eine separate Kategorie, bis Ihr Team das Problem gelöst hat.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Team jede versendete Rechnung sofort im Buchhaltungssystem erfasst. Wenn Rechnungen im Entwurfsstatus oder auf dem Desktop eines Managers liegen bleiben, fehlen Ihrer Prognose entscheidende Zahlungseingänge.
Schritt 2: Nutzen Sie Ihre OP-Liste als Fundament
Ihre OP-Liste (Offene-Posten-Liste) kategorisiert unbezahlte Rechnungen danach, wie lange sie bereits ausstehen. Typischerweise werden diese in Standard-Zeiträume unterteilt: 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und über 90 Tage.
Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Rechnung am Fälligkeitstag vollständig bezahlt wird. Weisen Sie stattdessen jedem Zeitraum eine Wahrscheinlichkeit für den Zahlungseingang zu, die auf Ihren historischen Zahlungsmustern basiert.
Für ein realistisches Praxisbeispiel betrachten wir ein Unternehmen mit insgesamt 100.000 € an ausstehenden Rechnungen. So können Sie die Wahrscheinlichkeiten für den Zahlungseingang auf Ihre Altersstruktur-Zeiträume für die kommenden 30 Tage anwenden:
- 0–30 Tage (aktuell): Sie haben 60.000 € offen. Historisch gesehen zahlen 90 % dieser Kunden pünktlich. Prognostizierter Zahlungseingang: 54.000 €.
- 31–60 Tage überfällig: Sie haben 25.000 € offen. Sie stellen fest, dass 70 % dieser Spätzahler ihren Saldo in diesem Monat begleichen. Prognostizierter Zahlungseingang: 17.500 €.
- 61–90 Tage überfällig: Sie haben 10.000 € offen. Die Wahrscheinlichkeit des Zahlungseingangs sinkt auf 40 %. Prognostizierter Zahlungseingang: 4.000 €.
- Über 90 Tage überfällig: Sie haben 5.000 € offen. Diese sind stark überfällig. Sie setzen eine vorsichtige Wahrscheinlichkeit von 10 % an. Prognostizierter Zahlungseingang: 500 €.
Durch die Anwendung dieser Wahrscheinlichkeiten belaufen sich Ihre prognostizierten Zahlungseingänge für den Monat auf 76.000 € – und nicht auf die vollen 100.000 €, die auf dem Papier stehen. Die Verwendung dieser bereinigten Zahlen verhindert, dass Sie wichtige geschäftliche Entscheidungen auf der Grundlage von Geldern treffen, die möglicherweise erst in Monaten eintreffen.
Schritt 3: Passen Sie die Zahlungstermine an Ihre durchschnittliche DSO an
Viele Finanzteams schauen auf das Fälligkeitsdatum einer Rechnung und tragen diesen Betrag direkt in die Prognosespalte der entsprechenden Woche ein. Diese Methode setzt voraus, dass Ihre Kunden absolut pünktlich sind.
Um herauszufinden, wann das Geld tatsächlich auf Ihrem Bankkonto eingeht, müssen Sie Ihre Days Sales Outstanding (DSO) – also die Forderungslaufzeit – berechnen. Diese Kennzahl gibt an, wie viele Tage Ihr Unternehmen im Durchschnitt benötigt, um Zahlungen nach einem Verkauf einzuziehen.
Um Ihre DSO zu ermitteln, teilen Sie Ihren durchschnittlichen Debitorenbestand durch Ihre gesamten Kreditverkäufe und multiplizieren das Ergebnis mit der Anzahl der Tage in diesem Zeitraum.
Wenn Ihr Standardzahlungsziel Netto 30 Tage beträgt, Ihre durchschnittliche DSO jedoch bei 42 Tagen liegt, benötigen Ihre Kunden im Schnitt 12 Tage länger für die Zahlung.
Berücksichtigen Sie diesen Verzug bei der Erstellung Ihrer Prognose. Wenn Sie am 1. Oktober eine Rechnung über 10.000 € mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen versenden, planen Sie dieses Geld nicht für den 31. Oktober ein. Planen Sie den Zahlungseingang basierend auf Ihrem Verzug von 12 Tagen für den 12. November ein. Diese einfache Anpassung sorgt dafür, dass Ihre wöchentlichen Liquiditätsprognosen mit der Realität übereinstimmen.
Schritt 4: Berücksichtigen Sie Fixkosten und wiederkehrende Abrechnungen
Sobald Sie einen realistischen Zeitplan für Ihre Zahlungseingänge haben, müssen Sie Ihre planbaren Abflüsse einbeziehen.
Listen Sie Ihre Fixkosten nach ihren tatsächlichen Zahlungsterminen auf. Diese Liste sollte Folgendes enthalten:
- Gehälter und Lohnsteuern
- Büromiete oder Nebenkosten
- Software-Abonnements
- Versicherungsprämien
- Zahlungen an Lieferanten oder für Lagerbestände
Wenn Ihr Unternehmen mit wiederkehrenden Abrechnungen arbeitet, fügen Sie diese planbaren Eingänge zu Ihrem Modell hinzu. Behandeln Sie wiederkehrende Pauschalen anders als einmalige Projektrechnungen. Wiederkehrende Zahlungen weisen in der Regel eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit für eine pünktliche Abwicklung auf – insbesondere, wenn sie an automatische Lastschriften oder Kartenzahlungen gekoppelt sind.
Ziehen Sie Ihre gesamten Abflüsse von den bereinigten Eingängen aus den offenen Posten für jede Woche ab. Das Ergebnis ist Ihre Netto-Liquiditätsposition. Wenn Sie eine Woche sehen, in der die Nettoposition unter Ihre angestrebte Liquiditätsreserve fällt, haben Sie eine Frühwarnung. Sie können diese Vorlaufzeit nutzen, um nicht dringende Anschaffungen aufzuschieben, längere Zahlungsziele mit Lieferanten auszuhandeln oder ausstehende Rechnungen konsequent anzumahnen.
Wie LedgerFlow Ihre Liquiditätsprognosen präzise hält
Diese Berechnungen manuell in Tabellenkalkulationen zu verwalten, ist zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler. LedgerFlow unterstützt kleine Finanzteams dabei, ihre Liquiditätsprognosen durch die Automatisierung des Mahnwesens präzise zu halten. Die Plattform bietet eine bidirektionale Synchronisierung mit QuickBooks Online und Xero – so ist sichergestellt, dass Ihre OP-Listen immer auf dem neuesten Stand sind. Durch den automatischen Versand von Zahlungserinnerungen an Kunden mit ausstehenden Beträgen hilft das System, Ihre DSO zu senken und Ihren Cashflow planbarer zu machen. Wenn Sie sich von manuellen Tabellen verabschieden und einen klareren Blick auf Ihre Liquidität gewinnen möchten, erfahren Sie auf unserer Website mehr darüber, wie LedgerFlow die Rechnungsstellung und das Mahnwesen optimiert.
FAQs
Wie weit im Voraus sollte ein rechnungsintensives KMU den Cashflow prognostizieren?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen, die auf Rechnungseingänge angewiesen sind, ist eine rollierende 13-Wochen-Prognose (3 Monate) am praktischsten. Dieser Zeitraum ist lang genug, um drohende Engpässe zu erkennen, aber kurz genug, um eine hohe Genauigkeit auf Basis Ihrer aktuellen OP-Liste zu gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Cashflow-Prognose und einer OP-Liste?
Eine OP-Liste zeigt Ihnen, wer Ihnen Geld schuldet und wie lange diese Rechnungen bereits ausstehen. Eine Cashflow-Prognose nimmt diese Daten, kombiniert sie mit Ihren historischen Zahlungslaufzeiten sowie den erwarteten Ausgaben und prognostiziert die tatsächlichen Termine, an denen Geld auf Ihrem Bankkonto ein- und ausgeht.
Wie wirken sich überfällige Rechnungen auf die Cashflow-Prognose aus?
Überfällige Rechnungen verzerren Ihre Prognose, wenn Sie davon ausgehen, dass sie sofort bezahlt werden. Um die Genauigkeit zu wahren, sollten Sie für ältere Zeiträume eine geringere Zahlungswahrscheinlichkeit ansetzen – beispielsweise indem Sie erwarten, dass nur 50 % der über 60 Tage überfälligen Rechnungen im nächsten Monat bezahlt werden – und diese durch automatisierte Mahnungen aktiv einfordern.
Sollte ich noch nicht abgerechnete Leistungen in meine Cashflow-Prognose einbeziehen?
Sie können noch nicht abgerechnete Leistungen oder unterzeichnete Verträge in eine vorsichtige Prognose aufnehmen, diese sollten jedoch getrennt von bereits versendeten Rechnungen kategorisiert werden. Planen Sie für diese Pipeline-Posten ein späteres Zahlungsdatum ein, um die Zeit zu berücksichtigen, die für die Erstellung, den Versand und die Bearbeitung der Rechnung benötigt wird.